Gestionnaire administratif, Chargé(e) d’accueil

Descriptif du poste :

Accueil téléphonique et accueil physique des parents des élèves des écoles maternelles et élémentaires publiques de La Roche-sur-Yon pour les inscriptions aux différents services de restauration, des activités du périscolaire, le calcul du QFR
Toutes tâches administratives nécessaires à l’exercice de ces missions, à la tenue du fichier scolaire et périscolaire, à l’information des familles et à l’établissement de statistiques
Soutien auprès d’autres services municipaux et ALSH pour le calcul du Quotient Familial Revenus
Recherche d’une amélioration continue de l’accueil des usagers

Principales missions :

Missions partagées par tous les agents d’accueil du guichet unique

Accueil des familles :

Accueil téléphonique : familles, responsables des restaurants scolaires, et autres interlocuteurs extérieurs (foyers, assistantes sociales…)
Accueil physique des familles pour :

l’inscription des enfants à l’école et les demandes de dérogation
l’inscription à la restauration scolaire et aux accueils périscolaires
le calcul ou la révision du Quotient Familial Revenus
la remise du formulaire de prélèvement automatique et saisie à réception des documents
tous renseignements relatifs à l’école, à la restauration scolaire/accueils périscolaires, à la tarification, au système monétique et aux modalités de règlement
Inscriptions art vacances, sport vacances : calcul du QFR et édition de la fiche de simulation QFR

Tâches hors accueil :

Mise en œuvre de la tarification, Mailing (demande des avis d’imposition, saisie des éléments de calcul, calcul QFR…)
Traitement du courrier postal, du courrier électronique et des modifications demandées par le biais de l’espace famille
Traitement des changements d’adresse hors La Roche-sur-Yon (courrier d’information du changement des tarifs restauration/accueils)
Préparation de la rentrée scolaire :

saisie des inscriptions scolaires pour l’entrée en CP
procédure particulière enseignement spécialisé (saisie manuelle en fonction des informations transmises par les directeurs d’école)
contrôles manuels lors des opérations de transfert au niveau supérieur des enfants déjà inscrits
édition, envoi, saisie des confirmations d’inscription scolaire et restauration et modification le cas échéant
rentrée scolaire : saisie des classes et affectation des enfants dans les classes
tâches administratives liées aux particularités de l’ensemble des enfants scolarisés sur le territoire

A partir de décembre : envoi des courriers de demande des nouveaux avis d’impôt et calcul du QFR suivant ressources dernier avis d’impôt reçu
Gestion administrative du QFR, relance des familles
Relances des familles pour l’inscription à la restauration ou pour l’obtention des éléments de calcul du QFR, inconnus ou insuffisants
Toutes opérations nécessaires à la saisie des inscriptions et la tenue du fichier : modifications, recherches d’adresses…
Toutes les tâches nécessaires au fonctionnement de la Cellule Inscriptions

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