Descriptif du poste :

Le chargé d’administration culturelle participe à la mise en œuvre des actions et des évènements culturels.

Il assure l’instruction administrative des projets portés par la Direction et participe à l’accueil physique des artistes et du public lors des manifestations.

Il supplée l’assistante comptable de la Direction.

Principales missions :

Assurer l’instruction administrative des actions culturelles de la Direction :

Garantir le cadre légal des embauches prévues, établir les DPAE et les DUS, rédiger les contrats de travail
Tenir à jour le fichier de suivi des personnels embauchés (habilitations, certifications, suivi médical, etc…)
Effectuer les virements bancaires et les notes de frais des personnels intermittents embauchés
Vérifier les droits d’auteur et les autres demandes d’autorisation
Réaliser les déclarations d’assurances dans le cadre des expositions au Cyel et au Théâtre municipal
Renouveler les licences spectacles
Organiser la location du matériel nécessaire à la production en lien avec l’équipe technique

Assurer une mission d’assistance dans la mise en œuvre des projets culturels de la Direction et s’impliquer sur les autres actions à dimension culturelle menées par la Ville :

Assister les chargés de projets dans l’élaboration du calendrier de production de chaque évènement et en assurer le suivi en lien avec l’équipe technique
Préparer, modifier et rédiger les contrats de cession ou de coproduction, les conventions et les feuilles de route en lien avec les chargés de projets
Réaliser les contrats de partenariats relatifs aux évènements et spectacles, en lien avec les chargés de projets
Assurer une veille réglementaire sur la législation liée à l’organisation de spectacle et à l’embauche d’intermittents
Apporter son soutien sur les autres projets de la Direction ou sur les projets à dimension culturelle portés par d’autres Directions

Assurer l’accueil des artistes et du public pour les manifestations de la Direction, en binôme avec le chargé des publics :

Accueillir et accompagner les artistes, organiser leur transport et leur hébergement
Assurer les catering et la restauration des équipes artistiques et techniques
Coordonner les équipes d’accueil du public et des artistes lors des manifestations du service
Accueillir, renseigner et orienter le public durant les manifestations organisées par le service
Assurer la vente de billets les jours de spectacles

Suppléer l’assistante comptable de la Direction dans le traitement des factures :

Réaliser les engagements et vérifier la validité des pièces justificatives (devis, contrats, conventions)
Contrôler et rapprocher les factures (rapprochement engagement, vérification du service fait, validation dans workflow)
Etre en lien avec les tiers de la Direction (création fiche tiers, sollicitation de devis…) et les assister dans le dépôt des factures
Tenir à jour les tableaux de bord financiers
Assurer une mission de mandataire suppléant de la régie d’avances et de la régie de recettes Action Culturelle