Gestionnaire administratif, Chargé(e) d’accueil
Temps pleinDescription du poste
Descriptif du poste :
- Accueil téléphonique et accueil physique des parents des élèves des écoles maternelles et élémentaires publiques de La Roche-sur-Yon pour les inscriptions aux différents services de restauration, des activités du périscolaire, le calcul du QFR
- Toutes tâches administratives nécessaires à l’exercice de ces missions, à la tenue du fichier scolaire et périscolaire, à l’information des familles et à l’établissement de statistiques
- Soutien auprès d’autres services municipaux et ALSH pour le calcul du Quotient Familial Revenus
- Recherche d’une amélioration continue de l’accueil des usagers
Principales missions :
Missions partagées par tous les agents d’accueil du guichet unique
Accueil des familles :
- Accueil téléphonique : familles, responsables des restaurants scolaires, et autres interlocuteurs extérieurs (foyers, assistantes sociales…)
- Accueil physique des familles pour :
- l’inscription des enfants à l’école et les demandes de dérogation
- l’inscription à la restauration scolaire et aux accueils périscolaires
- le calcul ou la révision du Quotient Familial Revenus
- la remise du formulaire de prélèvement automatique et saisie à réception des documents
- tous renseignements relatifs à l’école, à la restauration scolaire/accueils périscolaires, à la tarification, au système monétique et aux modalités de règlement
- Inscriptions art vacances, sport vacances : calcul du QFR et édition de la fiche de simulation QFR
Tâches hors accueil :
- Mise en œuvre de la tarification, Mailing (demande des avis d’imposition, saisie des éléments de calcul, calcul QFR…)
- Traitement du courrier postal, du courrier électronique et des modifications demandées par le biais de l’espace famille
- Traitement des changements d’adresse hors La Roche-sur-Yon (courrier d’information du changement des tarifs restauration/accueils)
- Préparation de la rentrée scolaire :
- saisie des inscriptions scolaires pour l’entrée en CP
- procédure particulière enseignement spécialisé (saisie manuelle en fonction des informations transmises par les directeurs d’école)
- contrôles manuels lors des opérations de transfert au niveau supérieur des enfants déjà inscrits
- édition, envoi, saisie des confirmations d’inscription scolaire et restauration et modification le cas échéant
- rentrée scolaire : saisie des classes et affectation des enfants dans les classes
- tâches administratives liées aux particularités de l’ensemble des enfants scolarisés sur le territoire
- A partir de décembre : envoi des courriers de demande des nouveaux avis d’impôt et calcul du QFR suivant ressources dernier avis d’impôt reçu
- Gestion administrative du QFR, relance des familles
- Relances des familles pour l’inscription à la restauration ou pour l’obtention des éléments de calcul du QFR, inconnus ou insuffisants
- Toutes opérations nécessaires à la saisie des inscriptions et la tenue du fichier : modifications, recherches d’adresses…
- Toutes les tâches nécessaires au fonctionnement de la Cellule Inscriptions
