Descriptif du poste :

Agent d’un pôle culturel, l’assistant du pôle scolarité organise le suivi administratif de la scolarité des élèves du Conservatoire – Ecole d’Art, en lien avec l’équipe du pôle scolarité.

Il élabore les dossiers d’examens et organise le recouvrement des frais de scolarité.

Il assure également des tâches de secrétariat pour le Directeur et le Conseiller aux études de l’établissement.

Principales missions :

1- Organiser le suivi de la scolarité au Conservatoire :

Assurer le suivi administratif de la scolarité de l’élève : inscription, cursus des études, bulletins d’évaluation, facturation, communication aux familles
Assurer la saisie informatique des inscriptions, des emplois du temps des enseignants et veiller à la mise à jour quotidienne des données sur le logiciel métier
Elaborer les dossiers d’examens (convocation des jurys, des élèves, préparation des dossiers des candidats, constitution des dossiers de jurys, des procès-verbaux)
Etablir les diplômes à l’issue des examens

2- Organiser le recouvrement des frais de scolarité :

Recueillir les informations nécessaires au calcul des frais de scolarité
Calculer le montant des frais de scolarité, éditer les factures et transmettre les documents comptables à transmettre aux services financiers et à la Trésorerie Principale
Suivre les contentieux éventuels

3- Assurer les tâches de secrétariat pour le Directeur :

Réaliser et mettre en forme des documents (convocations, courriers, tableaux…)
Tenir l’agenda du Directeur et du Conseiller aux études
Programmer les réunions en lien avec les secrétariats d’élus, les services, l’équipe enseignante et les partenaires extérieurs (conseils d’établissement, réunions diverses)